01
Краткий ответ
Передайте актуальную учётную базу и резервную копию, отчётность с квитанциями, первичные документы, регистры, акты сверок, кадровые данные и переписку с ФНС. Отдельно перечислите банки, кассы, ЭДО, личные кабинеты и интеграции.
Доступы выдавайте через отдельные роли и доверенности. Не пересылайте личные пароли в общей переписке. После завершения передачи отзовите права прежнего исполнителя и замените ключи там, где это необходимо.
02
Когда ответ применим
Состав описи зависит от бизнеса: компании без товаров не нужны складские регистры, а бизнесу без сотрудников — кадровый архив. Этот список пригодится, если:
- меняется внешний или штатный бухгалтер;
- новому исполнителю передают только отдельный участок учёта;
- учёт переносится в другую программу или облачную базу;
- предыдущий бухгалтер перестал выходить на связь и данные собирают заново.
03
Порядок действий
- Определите дату перехода. Запишите, кто закрывает текущий период и с какого дня новый бухгалтер отвечает за операции и сроки.
- Соберите опись. Разделите пакет на базу, отчётность, первичку, кадры, доступы и незавершённые задачи.
- Передайте копию базы. До проверки сохраняйте исходный экземпляр неизменным. Это позволит повторить передачу и сравнить данные.
- Проведите первичную сверку. Сопоставьте базу с отчётностью, единым налоговым счётом, банком, кассой и ближайшими сроками.
- Закрепите недостающее. В акте или описи отметьте отсутствующие документы, ответственных и срок досбора.
04
Исключения и риски
Один файл базы не подтверждает полноту передачи. В нём могут отсутствовать внешние обработки, оригиналы, расшифровки, квитанции и переписка по требованиям.
Первичная сверка не равна полному аудиту. Ошибки прошлых периодов и восстановление оценивают отдельно, чтобы они не сорвали текущую отчётность.
Опись фиксирует не только названия файлов, но и состояние учёта: какие периоды закрыты, что принято ФНС и какие задачи ещё требуют решения.
05
Какие данные понадобятся
Типовой пакет можно скорректировать под отрасль. Обычно в него входят:
- учётная база, архивы и резервные копии;
- декларации, расчёты, квитанции и требования ФНС;
- первичные документы, договоры, регистры и акты сверок;
- кадровые, зарплатные и воинские документы;
- перечень банков, касс, ЭДО, интеграций, доступов и доверенностей.
06
Источники и проверка
Состав описи зависит от налогового режима, отрасли и фактического состава учёта.